2. Contabilización y control de los elementos del costo.

2.1 Materia prima directa.
2.1.1 Importancia del control de materiales
2.1.2 Formas para el control de materiales.
2.1.3 Métodos de valuación de inventarios.
2.1.4 Casos prácticos.


2.2 Mano de obra directa.
2.2.1 Formas para el control de mano de obra.
2.2.2 Cálculo de nómina
2.2.3 Registro contable de nómina.


2.3 Costos indirectos de fabricación.
2.3.1 Acumulación de los gastos de fabricación.
2.3.2. Coeficientes reguladores.
2.3.3. Coeficientes rectificadores.
2.3.4. Aplicación de prorrateo.

Objetivo: Diferenciar los elementos del costo.

Competencia a desarrollar: el estudiante será capaz de hacer uso de las tecnologías de la información, en el análisis y determinación de los elementos del costo, que lleve a la contabilización para su reflejo en los estados financieros.

      2.1 Materia Prima

      Importancia del control de materiales

      Los materiales son bienes que se consumen en el proceso productivo. Si se identifican fácilmente como parte del producto terminado, se denominan materiales directos y los que tienen importancia secundaria, se denominan materiales indirectos.

     La inversión tiene una planeación equilibrada, puesto que un inventario excesivo ocasiona costos por pérdidas, deterioros, mayor espacio de almacenamiento, costo de oportunidad por uso de capital, etcétera. Por otro lado, la escasez de existencia genera costos por interrupciones en producción, preparación de máquinas, cumplimiento de pedidos y recuperación del capital invertido.

       Los objetivos del control de materiales, se resumen en seis:

      1.   Evitar compra de materiales  comprometiendo los recursos.

      2.   Rechazar materiales que carezcan de calidad, o que no se han solicitado.

      3.   Asegurar que los materiales se han recibido y cargado a los costos adecuados.

      4.   Realizar el control físico de las existencias en almacén.

      5.   Controlar las cantidades de suministros utilizados por el personal.

      6.   Equilibrar el "stock" de inventarios, para evitar el superávit o déficit de materiales.

   Responsabilidades para el control de materiales, se asignan a las cuatro funciones siguientes:

1.  Compras: es responsable de la adquisición de materiales al costo neto más bajo y según especificaciones estipuladas por el departamento solicitante.

2. Recepción e inspección: responsable de recibir la materiales autorizados, revisar el contenido, llenar los formatos y dar pase para su alta en almacén.

3.  Almacenes: recibe y verifica las cantidades de los artículos, registra las entradas en las tarjetas de almacén y entrega materiales al departamento solicitante.

4. Producción: es quién solicita y utiliza los materiales para la transformación.

      Tamaño óptimo del inventario de materiales

       Existen dos métodos para establecer el inventario de materias prima:

     1.  Coeficiente de rotación de inventario: se calcula el costo de inventario en existencia más los pedidos hechos, se divide entre el costo total de materia prima usada en el año anterior. 

      Coeficiente de rotación de inventario = (Existencia Final + Pedidos) / Consumo = No. De stock en un año 

   
      El coeficiente indica la cantidad de veces que rota el stock en un año.
      Este método es criticado, porque no considera los costos de pedidos ni de almacenamiento.

        2.   El tamaño óptimo del inventario: se logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento del inventario están en su punto más bajo.

     Costos totales mínimos de pedido y mantenimiento: divide a los costos en dos categorías, que se  mueven en direcciones opuestas.

§      Costos de pedido y relacionado: son los que disminuyen a medida que aumenta el tamaño del pedido e incluye el costo de compras, procesamiento de facturas, descuentos y ahorro en flete por cantidad.

§      Costo de mantenimiento e inventario: son los que se incrementan cuando aumenta el tamaño del pedido e incluyen el manejo de materiales, valor del espacio de almacenamiento, deterioro e intereses sobre inversiones en inventario.

  

       Contabilidad de Materiales

        El costo de los materiales va a ser igual a: Valor de las compras + Gastos de Compras.

Métodos de Valuación para los materiales empleados

   • Primera entrada primera salida (PEPS): consiste en registrar las salidas de los materiales al costo de la primera compra en existencia.

    • Última entrada primera salida (UEPS): consiste en registrar la salida de materiales al costo de la última compra en existencia.

    • Precio promedio ponderado (PPP): el costo total de los materiales comprados dividido por la cantidad de materiales de inventario.

     Registro para contabilizar por sistema perpetuo
      Cargo:  Almacén
      Cargo: Iva acreditable
                 Abono: Bancos o Proveedores (Depende sí es al contado o crédito)

   Registro para contabilizar por sistema analítico
   Cargo: Compras
   Cargo: Iva acreditable
               Abono: Bancos o Proveedores (Depende sí es al contado o crédito)


Pasos para contabilizar materiales predeterminados (presupuestados)

      1) Se determina una tasa predeterminada, identificó monto y volumen planificado. 

Tasa de absorción = Compras presupuestadas / Volumen planificado 

    2) Cuando cálculo el costo de producción, aplicó la tasa de absorción para contabilizar.

    3) Cuando se realiza la compra real, identificó costo por unidad.

    4) Confronto compras reales con las compras predeterminadas.

    5) Si existe diferencia ajustó al inventario y al costo de producción.

      2.2 Costos de mano de obra

       Formas para el control de mano de obra.

     Se inicia, con la definición de mano de obra: "es el esfuerzo humano afectado directamente a la transformación de la materia prima."

     La mano de obra es un servicio, que a diferencia de los materiales  no puede almacenarse, en una perspectiva fría no demostrable que forma parte del producto, es evidente hasta que se culmina la transformación de los insumos para ser vendible.

        Cálculo de nómina

     Para identificar el cálculo de la nómina, primero se debe analizar la clasificación de la mano de obra, desde cinco perspectivas:

       1) Función principal en la empresa. Se dividen en producción, ventas y administración general; la nómina de producción es considerada al costo del producto, la nómina que no tenga relación con la producción se trata como gasto del periodo.

     2)  Actividad departamental. Para un control sobre los costos por mano de obra, se clasifican los departamentos; por ejemplo: mezclado, cocido, pintado, empaquetado, etcétera.

   3)  Tipo de trabajo: sirve de base para establecer las diferencias salariales dentro de un departamento o área.

      4)  Relación directa o indirecta. 
      Acción comprometida con los productos elaborados, es directa. 
     Actividad inherente acción productiva, es indirecta; por ejemplo: gerencia de producción, personal de oficinas, supervisión, mantenimiento del edificio, limpieza de máquinas, acarreo de insumos, etcétera.

5) Unidades de remuneración. Nómina por tiempo de jornada laboral fija y remuneración diaria variable de acorde con las cantidades de unidades producidas; existe el caso de una combinación de ambas.

        Registro contable de nómina

         El costo de la mano de obra es igual a: Remuneración + Cargas Sociales + Prestaciones

       La mano de obra directa se carga directamente a producción en proceso; mientras, que la mano   de obra indirecta se convierte parte de los cargos indirectos de fabricación.

      Las cargas sociales del seguro social y vivienda (Infonavit), siguen el destino de la mano de obra que la origina.

      Las prestaciones como: despensa, fondos de pensiones, hospitalización, seguro de vida. Se cargan a costo de mano de obra. 

     Respecto a los pagos de prima vacacional, aguinaldo, fondos de ahorro y cualquier prestación de pago anual, se cargan a la mano de obra sobre una base de estimaciones, al momento del pago real se ajusta.

       Tratamiento de horas extras.

     1.    La empresa trabaja al cien por ciento, sí por un pedido especial se tiene que laborar se cargan a mano de obra directa.

       2.   Si las horas extras no puedan identificarse con un trabajo específico, se carga a mano de obra indirecta.

      3.   En caso de una ineficiencia o pérdida de tiempo regular, se carga al gasto administrativo del periodo.

     

        

        Notas: 

        1.      En una organización existen tiempos de preparación, cuando se está abriendo o reabriendo una planta o proceso, o cuando se introduce un nuevo producto al mercado, de acorde al criterio de la empresa sí son identificables se pueden cargar al costo del producto, en caso de no identificarse se cargan a gastos de operación.

     2.    El tiempo ocioso, se cargan a otros gastos, considerando el monto como una pérdida no inventariable.

   

      Ejemplo de registro de mano de obra

      Cargo: Mano de obra (directa)
      Cargo: Prestaciones periódicas anuales (parte estimativa)
      Cargo: Prestaciones recurrentes 
      Cargo: Cuota patronal seguro social
      Cargo: Cuota patronal Infonavit
                     Abono:  Bancos
                     Abono:  Contribuciones a pagar
                                   Cuota obrera
                                   Cuota patronal
                     Abono:   Obligaciones laborales por pagar
                                   Prestaciones periódicas anuales
   
   
       2.3 Costos indirectos de fabricación

   Costos indirectos de fabricación: son todos los montos que se incurren para llevar a cabo el proceso productivo, a excepción de la mano de obra y el material directo.

      Los montos indirectos de fabricación son conocidos tanto como: costos o gastos, se dividen en tres categorías:

   1)  Materiales indirectos: insumos necesarios para el proceso de fabricación, que no se convierten físicamente en parte del producto terminado. 
      Ejemplo: aceites, lubricantes, artículos de limpieza, pegamento, etcétera.

     2)   Mano de obra indirecta: nómina del personal que no infiere físicamente en la fabricación del  producto. 
    Ejemplo: supervisores, recibidores, encargados de materiales, personal de mantenimiento, etcétera.

    3)  Costos indirectos generales de fabricación: incluyen el mantenimiento de las instalaciones, mantenimiento preventivo de las máquinas, depreciación y amortización de los activos de producción, energía eléctrica, agua, combustibles, teléfono, renta de muebles e inmuebles, etcétera.

       Al contabilizar estos costos indirectos, se presentan dos problemas:

    1)   Una parte importante es de naturaleza fija; por lo tanto, los costos del producto se ven afectados por el nivel de actividad de la planta. 
      
  Por unidad, aumenta cuando disminuye la producción y disminuye cuando esta se incrementa. 

    2)  A diferencia de los costos de los materiales y mano de obra, no pueden identificarse fácilmente con los departamentos o productos específicos.

        Acumulación de los gastos de fabricación.

     Los costos indirectos de fabricación pueden acumularse según el objeto del gasto en un solo mayor auxiliar que respalda a una sola cuenta de control para toda la fábrica en forma sintética. Sin embargo, cuando la fábrica se divide en varios departamentos, actividades, tipos de trabajos, etcétera; es útil mantener una cuenta de control  para cada elemento en forma analítica.

Distribución de los gastos de fabricación vía prorrateo.

     Cuando un gasto no se identifica, se procede a distribuirlo conforme a una base, que me permita medir el recurso utilizado y transferirlo por área de medición o unidad, el resultado es una tasa denominada de asignación primaria o secundaria según el caso.

     Nota: asignación primaria cuando una cantidad se asigna a una área, secundaria cuando el monto asignado a una área se distribuye entre número de piezas producidas.

Coeficiente = Costo total / Base o clave de reparto 

    Costos presupuestados indirectos

     Coeficiente predeterminado o asignado: es una tasa asignada de acuerdo a un periodo anterior, para registrar el costo indirecto; mientras, se conoce el real.

       Coeficiente rectificador o regulador: se determina una vez que se tienen determinados los costos reales y se enfrentan contra el costo asignado, para después realizar ajuste pertinente.

      Conclusión

     La inversión en planeación y control de existencias debe realizarse para que sean equilibradas, puesto que un inventario excesivo ocasiona mayores costos. Por otro lado, la escasez de existencia; también, genera costos elevados.